بموجب هذا المستند، ووفقاً للمادة 4 الفقرة 1 من المرسوم التشريعي المذكور في الموضوع، نبلغكم بأن شركتنا قد قامت بتفعيل قناة إبلاغ داخلية وفقاً للمرسوم التشريعي رقم 24 الصادر في 10 مارس 2023 (تنفيذ توجيه الاتحاد الأوروبي 2019/1937 الصادر عن البرلمان الأوروبي والمجلس بتاريخ 23 أكتوبر 2019، بشأن حماية الأشخاص الذين يبلغون عن انتهاكات قانون الاتحاد والأحكام المتعلقة بحماية الأشخاص الذين يبلغون عن انتهاكات الأحكام القانونية الوطنية).
تتيح قناة الإبلاغ إمكانية تقديم البلاغات عبر البريد المسجل أو عبر رسالة صوتية على جهاز رد آلي مزود بشريحة وهاتف محمول مخصصين، وسيديرها السيد فرانشيسكو ليفي بصفته المدير الفعلي والسيد ماسيمو مايناردي بصفته مديراً بديلاً.
ندعوكم للاطلاع على الإجراء الموضح أدناه لتقديم أي بلاغات من قبل الأشخاص المخولين بناءً على المرسوم التشريعي. 24/2023.
تافوليا، 11 ديسمبر 2023
1. مقدمة والإطار التنظيمي
اعتمدت شركة FIAM ITALIA Srl هذه اللائحة بهدف تكييف تنظيمها الداخلي مع القواعد التي استحدثها المرسوم التشريعي رقم 24 الصادر في 10 مارس 2023، والذي ينقل توجيه الاتحاد الأوروبي 2019/1937 (حماية الأشخاص الذين يبلغون عن انتهاكات قانون الاتحاد) للجهات الخاصة التي وظفت في المتوسط 50 عاملاً تابعاً على الأقل خلال العام الماضي.
بشكل خاص، تهدف شركة FIAM ITALIA SRL إلى تحديد نظام يهدف إلى السماح بالإبلاغ عن الوقائع والسلوكيات غير المشروعة التي تضر بنزاهة الشركة.
تأخذ اللائحة في الاعتبار المبادئ التوجيهية في هذا الشأن التي أعدتها ونشرتها الهيئة الوطنية لمكافحة الفساد (ANAC) بموجب القرار رقم 311 الصادر في 12 يوليو 2023.
تحدد اللائحة ما يلي:
2. الأشخاص الذين يمكنهم تقديم البلاغات
يمكن تقديم البلاغات عن المخالفات من قبل:
3. أنواع المخالفات التي يمكن أن تكون موضوعاً للبلاغ
تشير هذه اللائحة، بناءً على ما نص عليه المرسوم التشريعي 24/2023، إلى البلاغات عن انتهاكات أحكام قوانين الاتحاد الأوروبي والقوانين الوطنية ذات الصلة المنفذة لها، والتي من شأنها الإضرار بنزاهة شركة FIAM ITALIA Srl.
بشكل خاص، يمكن أن تتعلق البلاغات، التي تفترض حسن نية المبلغ كشرط أساسي، بما يلي: الانتهاكات التي علم بها المبلغ مباشرة أو لديه اشتباه مبرر بشأنها، والانتهاكات التي لديه اشتباه مبرر بشأن ارتكابها مستقبلاً، والسلوكيات التي تهدف إلى إخفاء هذه الانتهاكات.
يمكن أن يكون موضوع البلاغات انتهاكات للوائح الأوروبية المشار إليها في المادة 2، الفقرة 1، الحرف أ) الأرقام 3)، 4)، 5) و6) من المرسوم التشريعي رقم 24 الصادر في 10 مارس 2023.
يتعلق الأمر، بشكل أكثر تحديداً، بانتهاكات اللوائح الأوروبية واللوائح الوطنية ذات الصلة المنفذة لها في المجالات التالية:
لا تدخل البلاغات المتعلقة بالاعتراضات أو المطالبات أو الطلبات المتعلقة بالمصالح الشخصية، أو عقد عمل المبلغ، أو علاقته بالزملاء والرؤساء ضمن موضوع هذه اللائحة ولن تؤخذ في الاعتبار.
4. متلقي البلاغات وطرق تقديمها
القناة الداخلية
قامت شركة FIAM ITALIA Srl، بعد طلب ملاحظات من ممثلي العمال في الشركة (RSU) بتاريخ 11.12.2023 وعدم تلقيها منها خلال الموعد المحدد، بتفعيل قناة إبلاغ داخلية، وكلفت بإدارتها السيد فرانشيسكو ليفي (المدير الرئيسي) والسيد ماسيمو مايناردي (البديل).
يُشار إلى أن السيد ماسيمو مايناردي سيتولى مهام مدير البلاغات فقط في حالة الغياب الطويل للمدير الرئيسي أو في حالة إشارة البلاغ إلى هذا الأخير كشخص مُبلغ عنه.
يلتزم مدير البلاغات بإدارة البلاغات الواردة باستقلالية تامة مع الاحترام الكامل لسرية المبلغ، مع تطبيق المبادئ والتدابير المنصوص عليها في لائحة الاتحاد الأوروبي 2016/679 بشأن سرية البيانات الشخصية، وبشكل خاص تزويد المبلغ بالمعلومات المشار إليها في المادتين 13 و14 من اللائحة.
يمكن تقديم البلاغات بالطرق التالية:
يجب أن يحتوي البلاغ على العناصر التالية:
ستكون هوية المبلغ معروفة حصرياً لمدير البلاغات، الملزم بضمان أقصى درجات السرية في هذا الصدد.
يمكن النظر في البلاغات المقدمة بشكل مجهول وفحصها فقط إذا كانت دقيقة ومفصلة. وخلاف ذلك، وبما أنه لا يمكن الاتصال بالمبلغ للحصول على مزيد من المعلومات والتوضيحات، فلن تؤخذ في الاعتبار.
في كل الأحوال، لن يكون من الممكن ضمان الحماية القصوى للمبلغ ضد أي سلوكيات انتقامية، كما هو منصوص عليه في المرسوم التشريعي 24/2023، طالما ظلت هويته مجهولة.
في حال تبين أن البلاغ مبرر وبناءً عليه يجب على الشركة تفعيل إجراء تأديبي ضد الشخص المُبلغ عنه، سيُطلب من المبلغ الموافقة على الكشف عن هويته فقط في الحالة التي يكون فيها معرفة الهوية أمراً لا غنى عنه للدفاع عن المتهم. وإذا لم يوافق المبلغ على الكشف عن هويته، فلن يكون البلاغ قابلاً للاستخدام لأغراض تأديبية.
في حال كان الإجراء التأديبي ناتجاً عن تحقيقات إضافية ومنفصلة عن البلاغ (حتى لو كانت ناتجة عنه)، فلا يجوز الكشف عن هوية المبلغ.
لن تُطلب الموافقة في حال تم، بناءً على البلاغ، تفعيل إجراء بمشاركة السلطة القضائية وطلبت هذه الأخيرة هوية المبلغ.
القناة الخارجية – الإبلاغ عبر ANAC
يمكن للمبلغ تقديم البلاغ من خلال قناة الإبلاغ التي فعلتها الهيئة الوطنية لمكافحة الفساد (ANAC)، عبر الموقع الإلكتروني https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing في الحالات التالية:
الإفصاح العام
يمكن للمبلغ إجراء إفصاح عام في حال توفر أحد الشروط التالية:
يتمثل الإفصاح العام في جعل المعلومات المتعلقة بالانتهاك متاحة للجمهور، من خلال نشرها عبر وسائل الإعلام الجماهيرية أو الوسائل الإلكترونية أو الأدوات القادرة على الوصول إلى عدد كبير من الأشخاص.
يُشار إلى أن الإفصاح العام هو وسيلة إبلاغ استثنائية للغاية، سواء بسبب الشروط الصارمة التي تقوم عليها، أو بسبب حساسية العواقب التي قد تترتب على الشخص المُبلغ عنه وعلى الشركة، خاصة في حالة عدم صحة البلاغ نفسه.
يُشار أيضاً إلى أن حماية المبلغ في هذه الحالة لا تسري إلا إذا تم احترام الشروط المنصوص عليها لإجراء إفصاح عام.
5. الإجراء اللاحق للبلاغ
خلال 7 أيام من استلام البلاغ، سيقوم مدير البلاغات بإرسال تأكيد كتابي للمبلغ باستلام البلاغ عبر البريد المسجل.
لاحقاً، يمكن لمدير البلاغات الاتصال بالمبلغ في حال كانت هناك حاجة لمزيد من المعلومات أو التوضيحات بشأن ما تم الإبلاغ عنه.
عند استلام البلاغ، وبغض النظر عن الطريقة المستخدمة، سيقوم مدير البلاغات بتخصيص رقم تعريفي متسلسل يسمح بتحديده بشكل فريد وسيسجل البلاغ في سجل إلكتروني خاص يحتوي على:
سيقوم مدير البلاغات بفحص البلاغ الوارد، مع احترام مبادئ الحياد والسرية، والقيام بجميع الأنشطة التي تتبين ضرورتها، مثل:
يجب استكمال نشاط التحقيق خلال 90 يوماً من استلام البلاغ، ما لم تكن هناك حاجة لتأجيل الموعد، وهو ما يجب أن يبرره مدير البلاغات.
بعد انتهاء مرحلة التحقيق، يقيم مدير البلاغات مدى صحة البلاغ الوارد و:
في حالة ثبوت صحة البلاغ، يمكن للرئيس التنفيذي، بعد استلام التقرير من مدير البلاغات وبمعاونة الشخصيات المعنية في الشركة التي يرى من المناسب إشراكها، القيام بما يلي:
يمكن لإدارة الشركة الاستماع إلى الشخص المُبلغ عنه، مع احترام سريته، في إطار التحقيق، ويمكنه تقديم ملاحظات كتابية ومستندات.
6. أدوات حماية المبلغ
ينص المرسوم التشريعي 24/2023 على وجوب تلقي المبلغ حماية محددة لتجنب أي نوع من الانتقام نتيجة لبلاغه.
لضمان توفير الحماية، يجب توفر الشروط التالية:
في الحالتين أ) وب) المذكورتين أعلاه، قد يخضع المبلغ لإجراء تأديبي، وإذا نتج عن البلاغ ضرر بسمعة شركة FIAM ITALIA Srl، فقد يُحاسب المبلغ عن الضرر الناجم.
لا يجوز أن يتعرض المبلغ (مع مراعاة ما ورد أعلاه) لأعمال انتقامية مثل، على سبيل المثال لا الحصر، الفصل من العمل، أو خفض الدرجة الوظيفية، أو النقل، وأي إجراء آخر يترتب عليه آثار سلبية على عقد العمل، والتي ستعتبر باطلة. وتستحق الحماية للمبلغ حتى في حال اعتبر البلاغ غير مبرر في نهاية التحقيق، بشرط أن يكون قد قدم بحسن نية.
تمتد الحماية المذكورة أعلاه إلى:
في حالة الكشف عن/نشر:
تُستبعد معاقبة المبلغ فقط في حالة توفر الشرطين التاليين معاً:
7. حماية سرية البيانات الشخصية
شركة FIAM ITALIA Srl هي المسؤول عن معالجة جميع البيانات الشخصية المتعلقة بالبلاغ، فيما يتعلق بشخص المبلغ، والمُبلغ عنه، والأشخاص الآخرين الذين قد يكونون معنيين، وبناءً عليه قامت بتحديث سجل المعالجة الخاص بها المشار إليه في المادة من لائحة الاتحاد الأوروبي 2016/679.
تتم معالجة البيانات باعتماد تدابير مناسبة تهدف إلى حماية سريتها ونزاهتها وتوافرها، بناءً على تقييم مسبق للأثر وفقاً للمادة 35 من لائحة الاتحاد الأوروبي 2016/679، وسيتم الاحتفاظ بها للفترة اللازمة للقيام بالأنشطة الناتجة عن البلاغ، وفي كل الأحوال لمدة أقصاها خمس سنوات تبدأ من تاريخ الرد على البلاغ. سيتم حذف البيانات غير الضرورية تماماً لإدارة البلاغ فور استلامها.
تم تفويض الأشخاص المسؤولين عن إدارة البلاغات بالمعالجة، وبالتالي تم توجيههم بشأن التدابير المناسبة لسرية البيانات الشخصية المعالجة أثناء ممارسة مهامهم.
***
يتم إطلاع جميع الأشخاص المعنيين على اللائحة من خلال تعليقها على لوحة إعلانات الشركة ونشرها في قسم مخصص على الموقع الإلكتروني www.fiamitalia.live.
سيتم تحديث اللائحة على الفور في حالة حدوث تغييرات قانونية في هذا الشأن، أو تغييرات تنظيمية في الشركة تؤثر على تطبيق اللائحة، أو إدخال أدوات جديدة، بما في ذلك التكنولوجية، التي تغير طرق العمل الموضحة.
تافوليا، 15.12.2023
Fiam Italia Srl
رئيس مجلس الإدارة
د. فيتوريو ليفي
Giacomo Mornico
Irene Sartor
Marco Tonet
Nicola Carpene
Simone De Gasperin
Webkolm
